Jaap Paardekooper
Roeland Nagel
Voor veel organisaties geldt, dat als het erop aankomt om te kiezen om dat ene project of programma wel te starten en het ander niet, de onderbouwing voor het maken van die keuze vrij mager is. Bij vrijwel alle grote- en middelgrote organisaties is het maken van gefundeerde keuzes één van de meest ingewikkelde managementtaken. Niet zelden komt het voor dat de keuze wordt bepaald door degene die de meeste druk weet te genereren of op grond van sentimenten die op dat moment de overhand hebben.
Echter, om goede keuzes te kunnen maken moet er ten eerste een duidelijk overzicht zijn van alle mogelijke initiatieven (programma’s en projecten). En vanzelfsprekend moet er ook een duidelijk inzicht zijn op grond waarvan de keuzes en heroverwegingen kunnen worden gemaakt tussen projecten en programma’s; ook wel een afwegingskader genoemd. Heel simpel gezegd zijn dit de grondbeginselen van portfoliomanagement.
De omvang en de complexiteit van organisaties en de verstrekkende consequenties van gemaakte keuzes, vragen om houvast. Controle en structuur. Veel organisaties hebben een lijst van alle initiatieven die nog moeten starten of die inmiddels lopen. En idealiter is het ook duidelijk in welke fase de initiatieven zich bevinden en dat het mogelijk is om aanpassingen in de lijst te maken. Bij veel organisaties ontbreekt echter een afwegingskader met als gevolg: veel onnodig overleg, projecten en programma’s die onder verkeerde uitgangspunten worden gestart of gestopt en uiteindelijk veel verspilde tijd en kapitaal.
Om inzicht te krijgen of je portfoliomanagement goed uitvoert zijn er veel hulpmiddelen en methodes beschikbaar. Vaak worden volwassenheidsmodellen gebruikt om inzicht te krijgen in de professionaliteit van een organisatie. Er zijn volwassenheidsmodellen voor projectmanagement (P2MM), voor informatiebeveiliging (NBA-LIO), Procesmanagement (Paul Harmon), Datavolwassenheid (IDAM), Software development (CMMI) en nog vele andere varianten. Veel van de volwassenheidsmodellen hebben als overeenkomst dat ze 5 niveaus van volwassenheid onderscheiden:
De volwassenheidsniveaus worden vaak weergegeven in de vorm van een trap. Die vergelijking is niet voor niets bedacht. Het is raadzaam om in dit geval vooral naar boven te lopen en geen traptreden over te slaan! Om de volwassenheid van de organisatie te verbeteren is het aan te raden eerst een volwassenheids- of nulmeting uit te voeren en op basis van de uitkomst hiervan eventueel een verbetertraject voor portfoliomanagement op te stellen. Deze volwassenheidsmeting is het fundament onder het verbetertraject. Het blijkt uit de praktijk dat het voor organisaties lastig is om zonder een nulmeting te bepalen waar of waarmee je een verbetertraject moet beginnen. De reden hiervan is gelegen in het ontbreken van een goed inzicht in de bepalende factoren van het gemeten volwassenheidsniveau.
Het heeft immers weinig zin om gelijk in te zetten op verbeterinitiatieven die noodzakelijk zijn voor het bereiken van het hoogste volwassenheidsniveau als de gemeten waarden van de organisatie zich nog op het laagste niveau bevinden. Het lukt maar weinigen om in een keer alle traptreden over te slaan. Kortom: een weloverwogen en planmatige aanpak is vereist.
Voor portfoliomanagement, een sterk aan belang winnend bedrijfsproces, zijn er weliswaar beproefde methodes beschikbaar (Management of Portfolio’s – MoP en SAFe® Lean Portfolio Management) maar een bruikbaar volwassenheidsmodel ontbreekt. Terwijl zo’n model juist een goed inzicht geeft of verbeterstappen op basis van een methode voor Portfoliomanagement toepasbaar zijn op een organisatie.
Gebaseerd op deze inzichten heeft Bisnez een volwassenheidsmodel voor Portfoliomanagement ontwikkeld en in de praktijk getoetst. In de onderstaande paragraaf wordt het volwassenheidsmodel voor Portfoliomanagement verder toegelicht.
Eerder is aangegeven dat het inzicht in de volwassenheid van je organisatie essentieel is bij het planmatig doorvoeren van verbeteringen. Dat inzicht kan in principe worden verkregen bij ieder soort organisatie op ieder niveau én in iedere fase van ontwikkeling. Met behulp van het POrtfolio Maturity Model (POMM) kan een volwassenheidsmeting worden uitgevoerd. Het model is gebaseerd op het onderstaande framework. De wijze waarop men aan de onderstaande aandachtsgebieden (framework items) in de praktijk invulling geeft, bepaalt de volwassenheid van het portfoliomanagement van de organisatie.
De hieronder genoemde aandachtsgebieden zijn niet allemaal in gelijke mate doorslaggevend voor de volwassenheid van het portfoliomanagement. Bijvoorbeeld, het wel of niet beschikbaar en inzetbaar zijn van (kritieke) resources weegt over het algemeen zwaarder dan het feit of een project of programma onderdeel uitmaakt van een overall portfolioplanning. Wegingsfactoren brengen deze verschillen in kaart in dit model.
Omdat we graag een indruk willen krijgen van de volwassenheid en de professionaliteit binnen deze aandachtsgebieden worden de vijf niveaus van volwassenheid afgebeeld op deze aandachtsgebieden. Dat betekent dat er per niveau van volwassenheid vereisten zijn waar een proces als bijvoorbeeld Resourcemanagement aan zou moeten voldoen (zie verderop het uitgewerkte voorbeeld).
Uiteindelijk is op basis van het POMM een assessment tool ontwikkeld waarmee de daadwerkelijke meting kan worden uitgevoerd. In het assessment tool zijn de wegingsfactoren geïntegreerd. Deze wegingsfactoren worden gebruikt om tot een meer afgewogen waardering te komen.
Om een goed beeld te krijgen van de mate waarin de aandachtsgebieden scoren op de 5 volwassenheidsniveaus zijn validatieregels opgenomen die specifiek van toepassing zijn op de 11 aandachtsgebieden. Het wordt tijd voor een voorbeeld.
Het al dan niet beschikbaar en inzetbaar hebben van de benodigde (kritieke) resources is een cruciale randvoorwaarde om een project of programma te kunnen starten en uit te voeren. Het blijft mensenwerk, alhoewel we ons moeten realiseren dat resources ook andere verschijningsvormen kunnen hebben! Beschikbare ICT (hardware) kan ook cruciaal zijn voor het wel of niet uitvoeren van een project of programma.
In het volwassenheidsmodel (POMM) is de wegingsfactor voor Resource Management daarom ook op 100% gezet. Nu willen we graag te weten komen hoe uw organisatie invulling geeft aan Resource Management voor projecten en programma’s. Het POMM heeft, om dit specifieke aandachtsgebied te scoren, een 5-tal validatieregels opgenomen.
1. RM not regulated
2. RM incidentally regulated
3. RM defined for portfolio management
4. RM based on metrics
5. RM continuously assessed and improved
We hopen en verwachten het natuurlijk niet, maar stel dat het proces van Resource Management niet gereguleerd is binnen (een deel van) uw organisatie, dan is validatieregel 1 (RM not regulated) van toepassing. Hetgeen neerkomt op een kwalificatie (althans voor Resource Management) van volwassenheidsniveau 1 (Initial). Voor ieder van de 11 aandachtsgebieden in het framework is een 5-tal validatieregels gedefinieerd die ieder op zich verwijzen naar een van de 5 volwassenheidsniveaus. Door alle validatieregels te scoren komt er uiteindelijk inzicht in het niveau tussen de 1 en 5. In de meeste van de geteste organisaties ligt het gemeten niveau tussen 1.5 en 2.4 en is het gemeten niveau lager dan het gewenste niveau.
Hieronder een voorbeeld voor dit aandachtsgebied zoals dat in het assessment tool is verwerkt:
Begin bij het begin: laat een nulmeting van het huidige volwassenheidsniveau uitvoeren. Het is van groot belang dat vervolgens de juiste verbeterinitiatieven worden gestart op basis van het resultaten van het assessment in combinatie met de ambitie van de organisatie. Hoe kom je bijvoorbeeld van volwassenheidsniveau 2 naar 3? En met welk aandachtsgebied kan je dan het beste starten?
Bepaal in goed overleg met alle betrokken partijen binnen en buiten de organisatie waar en hoe je verbeteringen wil doorvoeren. Breng alles samen in een verbeterplan en vergeet niet om ook snel realiseerbare verbeteringen een plek te geven in dit plan.
Naast het assessment tool heeft Bisnez basis van een jarenlange ervaring een aanpak ontwikkeld met een aantal direct implementeerbare verbeterinitiatieven. Vanzelfsprekend kunt u ervoor kiezen om u daarin door Bisnez te laten ondersteunen.
Hoe dan ook: neem portfoliomanagement serieus en zorg ervoor dat je met een goed niveau van volwassenheid lastige processen als prioriteitstellingen, budgetkeuzes en de inrichting van je organisatie de juiste keuzes maakt en daarmee duidelijkheid en transparantie creëert in een toch al lastig en complex proces.