Grip op bezuinigingen en ombuigingen

Groningen staat zoals iedere gemeente voor de uitdaging om voor haar stad en omgeving haar wettelijke taken uit te oefenen, lokaal beleid te voeren en de dienstverlening richting de burgers op het gewenste niveau te houden. Een omvangrijke, steeds groter wordende taak. Jaarlijks betekent dit een financieel proces van analyseren, investeren, bezuinigen en ombuigen om op die manier de gemeentelijke financiën op orde te houden.

Om inzicht te bieden in – en grip te houden op – de benodigde bezuinigingen en ombuigingen is op verzoek van de gemeentesecretaris en concerncontroller een instrument ontwikkeld, de zogenaamde “Bezuinigingsmonitor”. De uitdaging voor de gemeente is om niet alleen aan de voorkant van het proces bezuinigingsvoorstellen te doen, maar ook deze gedurende het jaar (of de jaren) daadwerkelijk te realiseren. Dat is vaak lastig, omdat gedurende die periode de omstandigheden kunnen veranderen, nieuwe politieke besluitvorming kan plaatsvinden of andere ontwikkelingen zich kunnen voordoen waardoor de initiële bezuiniging niet (in zijn geheel) behaald wordt. De Bezuinigingsmonitor volgt langjarig de geplande bezuinigingen tot ze daadwerkelijk gerealiseerd of afgesloten zijn.

Samen met een team van inhoudelijk specialisten vanuit de gemeentelijke organisatie (concerncontrol en financieel adviseurs) heeft Bisnez de Bezuinigingsmonitor gerealiseerd. De ondersteuning van Bisnez kenmerkte zich enerzijds door de projectmanagement voor de realisatie van de Bezuinigingsmonitor en anderzijds door het invulling geven aan stakeholdermanagement op ambtelijk niveau om daarmee tot de benodigde bezuiniging te komen. De Bezuinigingsmonitor is een applicatie, gekoppeld aan de financiële administratie, waarin is vastgelegd:

• Hoe groot de bezuinigingsopgave is per directie
• Welke bezuinigings-/ombuigingsmaatregelen zijn getroffen
• De termijn waarin de bezuiniging/ombuiging wordt gerealiseerd
• In hoeverre de bezuiniging daadwerkelijk is gerealiseerd

Bij de inventarisatie van nieuwe maatregelen is ook rekening gehouden met eventuele frictiekosten om de bezuiniging daadwerkelijk te realiseren. De financieel adviseurs werken dit in overleg met hun stedelijk directeur uit, zodat besluitvorming kan plaatsvinden door de concerndirectie.

De Bezuinigingsmonitor is een waardevol instrument gebleken om grip te krijgen op vastgestelde bezuinigingen en ombuigingen. De applicatie en rapportages die uit het systeem komen zijn een mooi hulpmiddel voor de ambtelijke organisatie om beter te kunnen sturen. Dit soort onderwerpen vragen om permanente aandacht, omdat ze in de waan van de dag snel naar de achtergrond verdwijnen. Tot slot van het traject is daarom ook gekeken naar een goede borging van dit proces. Om het gehele proces van begroten en bezuinigen beter te laten functioneren is daarom een overlegstructuur opgezet waarin periodieke afstemming plaatsvindt tussen de stedelijk directeuren, verantwoordelijke concerndirecteur en concerncontrol. De Bezuiningsmonitor levert daarmee een nuttige bijdrage aan de financiële sturing van de gemeente.