Roel Steemers
Deze column is verschenen in het kader van de IPMA-awards 2022 op IPMA Nederland.
Als projectmanager ben ik graag bezig met taal. Met welke woorden krijg ik iets in beweging? Of schieten mensen juist in de weerstand? Wat is de gemeenschappelijk taal die stakeholders herkennen? Dankzij verschillende opdrachten heb ik de interessante uitdaging om mijn taalgebruik iedere keer aan te passen aan de omgeving. De taal van banken, energiebedrijven, overheden, etc. kan behoorlijk verschillen. Bijvoorbeeld bij het Havenbedrijf Rotterdam spreek en schrijf ik direct, concreet, met weinig woorden, liefst visueel ondersteund. Bij de Belastingdienst zet ik een redenering uiteen met zorgvuldige en precieze formuleringen. En soms is het minder bewust: bij ASML en Essent – beide onder de rivieren – kwam mijn zachte ‘g’ spontaan weer naar boven.
In mijn ervaring is het ontzettend belangrijk om de taal van een organisatie te omarmen in de projecten die je doet. Door niet alleen de taal te gebruiken, maar ook te begrijpen waar deze vandaan komt. Dit leert je iets over de organisatie waarin je werkt. Door hier bewust mee om te gaan, kun je sneller en dieper verbinding maken met de mensen om je heen. Projectmanagement gaat immers over meer dan scope, kwaliteit, tijd en budget. Communicatie – de juiste woorden – helpt je om voorspelbaar het doel te bereiken. Maar het gaat verder dan dat.
Vanuit mijn taalkundige achtergrond weet ik dat het gebruik van een specifieke taal beïnvloedt hoe mensen denken over de werkelijkheid; en vice versa. Ter illustratie twee simpele interculturele voorbeelden. Britten kennen van oudsher een hiërarchische samenleving met een sterke hofcultuur. Dat hoor je terug in de vele beleefdheidsvormen (e.g. might/may/should/could/must); en in het bijzonder in wat niet gezegd wordt. Het Nederlands heeft ontzettend veel leenwoorden uit andere talen. Het is ook een taal met veel regels en veel uitzonderingen op diezelfde regels. Je merkt wellicht iets vergelijkbaars in onze open cultuur met duidelijke meningen aan de ene en veel compromissen en gepolder aan de andere kant.
Ik zie dit fenomeen ook terug in organisatietaal en -cultuur bij mijn opdrachtgevers. Het Havenbedrijf Rotterdam is een mooi voorbeeld van de spiegeling van taal en mindset. Beide zijn praktisch, recht door zee en actiegericht. Niet lullen maar poetsen. De mensen op kantoor lijken net als hun collega’s in de buitendienst met één been op een schip of bouwplaats te staan. De trots op het werk hoor je terug in de vele nautische metaforen (bijv. op koers blijven, aan boord houden, wendbaar zijn, alle zeilen bijzetten, verankeren). De oorspronkelijke zeevaarttaal leeft nog steeds in de organisatie en mensen.
De Belastingdienst is een voorbeeld waarbij de taal wordt beïnvloed door de omgeving. De dienst wil zo goed mogelijk alle burgers en ondernemers bedienen, maar kent als iedere grote organisatie verschillende prioriteiten en beperkte middelen. Dit terwijl de Belastingdienst continu onder druk van buiten staat en iedere tekortkoming breed wordt uitgemeten. Je zoekt dan woorden die intern niet voor blokkades zorgen en extern niet voor vragen. Soms heel precies en soms met ruimte voor interpretatie. Is iets bijvoorbeeld een herziening of gaan we het gewoon anders doen; is iets anders dan verwacht of nooit realistisch geweest? Dergelijke framing vind ik niet goed of fout, maar zie ik als een wisselwerking met de omgeving. Je zoekt naar woorden die recht doen aan de werkelijkheid én door alle partijen herkend worden.
Om in IPMA-termen te spreken gaat het dus om meer dan persoonlijke communicatie, maar raakt het ook relaties, cultuur en waarden. Deze zogenoemd ‘zachtere’ elementen van projectmanagement leer je uiteindelijk niet uit een boek, maar ontwikkel je door te doen en te experimenteren. De ‘harde’ kant – de methode – is belangrijk, maar de ‘zachte’ kant is wat je onderscheidt als projectmanager. Niemand is ooit harder gaan lopen bij het horen van ‘batenplan’ of ‘risicoregister’ (hoe belangrijk ook). De juiste woorden en de juiste taal kunnen dat wel. Daarmee krijg je mensen in beweging richting resultaat. Dus ik daag je graag uit: welke taal gebruik jij om je doel te bereiken?
Roel Steemers