Stakeholder Engagement

Bouwen aan een relatie
Astrid Huigen
Projectmanager
Gedion Evers
Programmamanager

Stakeholder Management suggereert dat je de stakeholders zou kunnen managen. In de praktijk besef je dat stakeholders zich helemaal niet laten managen. Daarom kun je wellicht beter spreken van Stakeholder Engagement. Engagement betekent in dit geval letterlijk het betrekken en enthousiasmeren van de stakeholders.

Dilemma’s uit de praktijk

Het startsein voor je nieuwe opdracht is gegeven. Het is een belangrijk project met een grote impact. Tijdens het eerste overleg geeft jouw opdrachtgever aan dat de omgeving erg complex is. Verschillende meningen, belangen, machtsposities en persoonlijkheden. In de opstartfase maak je een stakeholderanalyse die inzicht geeft wie de belanghebbenden zijn en welke verschillende belangen en invloeden in de omgeving van het project spelen. Hiermee ga je, zo is het plan, de stakeholders managen om het project in goede banen te leiden. In de uitvoering kom je er echter al snel achter dat stakeholders zich niet laten managen.

Stakeholders behoren meestal niet formeel of hiërarchisch tot de beïnvloedingssfeer van het project. En vaak zijn er ook nog (deels of ogenschijnlijk) tegenstrijdige belangen in het spel. Het is de vraag hoe productief het is om met alle stakeholders in gesprek te gaan over elk onderwerp of te nemen besluit. Dat wil niet zeggen dat stakeholders met een ander belang het project automatisch tegenwerken. Het is alleen een illusie om te denken dat je ze kunt ‘managen’ ten behoeve van het project. Dit leidt tot de vraag hoe effectief je kunt zijn in het betrekken van de verschillende stakeholders en het dilemma voor jouw tijdbesteding als projectmanager.

Uiteraard zorg je dat je goed op de hoogte bent van de ontwikkelingen in en rond het project. Maar er speelt meer dan je kan overzien. Actuele gebeurtenissen beïnvloeden de koers van stakeholders, hun emotie en hun gedrag. En dat kan voor onaangename verrassingen zorgen met een negatieve impact op de projectdoelstellingen. Dit zorgt voor hoofdbrekens over de wijze van benaderen van de stakeholders. Het wordt daarmee een afweging en inschatting van noodzaak of verspilde moeite en van oppervlakkig of intensief betrekken van stakeholders.

Deze dilemma’s maken duidelijk dat het managen van stakeholders niet altijd effectief of efficiënt zal zijn. Toch is de stakeholderanalyse, met de rationele invalshoek en zelfs als momentopname, van grote waarde. De analyse van en omgang met stakeholders zijn noodzakelijke onderdelen van de projectbeheersing en het risicomanagement. De wijze waarop je met deze dilemma’s omgaat bepaalt het succes in het stakeholderspeelveld en de uiteindelijke projectdoelstellingen. En dat is de stap naar Stakeholder Engagement.

Van Stakeholder Management naar Stakeholder Engagement

De mate van betrokkenheid van de key stakeholders in je project heeft invloed op het projectsucces. Het grote verschil tussen Stakeholder Management en Stakeholder Engagement is wederkerigheid en evenwicht. Waarbij Stakeholder Management de nadruk ligt op eenrichtingsverkeer, een nuttig instrument om projectrisico’s te beperken, richt Stakeholder Engagement zich veel meer op het gezamenlijke doel. Diversiteit onder diverse stakeholders wordt juist als pluspunt beschouwd, als een generator van nieuwe inzichten. De kunst is om dit in het voordeel van het project in te zetten.

Maar hoe pak je dat aan? Hoe zorg je ervoor dat stakeholders zich in de projectdoelstellingen herkennen? Start met communiceren met en luisteren naar je omgeving. Het is belangrijk dat je weet wat hen drijft. Elke stakeholder heeft haar eigen uitdagingen en prioriteiten. En creëer duidelijkheid zodat zij weten wat vanuit projectoogpunt belangrijk is. Een noodzakelijke stap is de vertaling naar wat het hun oplevert. En vergeet vooral niet de waarde van het project voor de stakeholder ook daadwerkelijk te toetsen.

Wanneer is het project succesvol? Door de projectdoelen waar mogelijk aan te laten sluiten bij de individuele uitdagingen van de stakeholder creëer je medeverantwoordelijkheid en draagvlak. Bij besluitvormingsprocessen kun je advies vragen aan de stakeholders, zelfs als ze geen formele rol hebben in dat proces. Het aantal contactmomenten is hierbij belangrijk. Wacht niet totdat een probleem zich voordoet, maar plan reguliere contactmomenten in. Tijdsgebrek als excuus weegt niet op tegen de lange termijn belangen.

Relatie en verbinding

Hierboven is de relatie tussen Stakeholder Engagement en het bereiken van de projectdoelstellingen geschetst. De echte relatie wordt echter gelegd op menselijk vlak. Communicatieve en sociale vaardigheden behoren tot het basispakket van een goede projectmanager. People do business with people. Dus organiseer en betrek je stakeholders door te bouwen aan de relatie.

Het artikel is verschenen op Managementimpact zie Stakeholder engagement

Astrid Huigen
Projectmanager
Gedion Evers
Programmamanager