Business case

Een integraal onderdeel van een project
Peter Noordam
Management Consultant

Naar aanleiding van het door Peter Noordam geschreven boek ‘De Business Case – Eerste stap op weg naar voorspelbare projecten’ heeft Consultancy.nl een artikel gepubliceerd. Hieronder de integrale tekst.

Peter Noordam, adviseur bij Bisnez, heeft een boek uitgebracht dat opdrachtgevers van programma- en projecten helpt bij het opstellen van een business case. Belangrijker nog, met de handvatten die in het boek worden aangereikt kunnen zij de business case relevant en up to date houden, zodat organisatiedoelstellingen aan het einde van de rit behaald kunnen worden.

De business case vormt één van de belangrijke pijlers van een verandertraject. Dit document beschrijft alle zakelijke afwegingen om een project of taak te beginnen. Kosten en baten worden uitgebreid in kaart gebracht, tegen elkaar afgewogen, rekening houdend met de risico’s. Aan de hand van de business case wordt besloten om wel of niet te starten en/of verder te gaan met een project en de hiervoor benodigde investeringen in tijd en geld.

Noordam, die beschikt over meer dan twintig jaar aan advieservaring, heeft in zijn loopbaan tientallen business cases voorbij zien komen. Wat hem opvalt is dat er, “te vaak onvoldoende wordt stilgestaan bij de business case.” Uit onderzoek van Bisnez van enkele jaren terug, blijkt dat maar 60% van de organisaties voorafgaand aan een groot project, een serieuze business case opstelt. In het geval een dergelijk document wordt opgesteld, dan is deze bovendien veelal “gericht op de projectkosten, terwijl de kosten in de beheerfase veel hoger zijn (Total Cost of Ownership). Ook besteden organisaties veel te weinig aandacht aan het goed definiëren van de ‘benefits’ van een voorgenomen project én als er al benefits genoemd staan, vindt er weinig sturing plaats op het realiseren van de benefits”, stelt Noordam.

Belang van de business case

Maar wat maakt de business case dan zo belangrijk? Volgens Noordam heeft het vooral te maken met de strategische kaders en de duidelijkheid die wordt geboden. “Uit alle onderzoeken, nationaal en internationaal, blijkt keer op keer dat driekwart van alle projecten niet leidt tot het vooraf verwachte resultaat. Maar waarop is dat gebaseerd? Bedrijven moeten, om te kunnen achterhalen of hun verandering succesvol is of niet, het eindresultaat kunnen afzetten tegenover de vooraf opgestelde business case.”

Belangrijker nog is dat de business case het belangrijkste instrument is dat organisaties kan helpen bij het maken van de juiste investeringsbeslissing, “want financiering, resources en tijd zijn schaars en managers willen deze aspecten zo optimaal mogelijk belegd hebben”, geeft Noordam aan. Hij legt uit dat tijdens een project, de business case de houvast biedt op basis waarvan de besluitvorming plaatsvindt. “Aan de hand van de business case kunnen alle veranderingen in de ‘scope’ of de ‘requirements’, waarvoor investeringen nodig zijn, kunnen worden afgewogen voor een optimaal rendement voor de organisatie.”

Noordam staat in zijn mening niet alleen. In vooraanstaande projectmanagement aanpakken zoals PRINCE2 en MSP, die wereldwijd door meer dan 100.000 projectmanagement professionals worden gebruikt, staat het opstellen van de business case hoog op de agenda binnen de eerste fase van een project. Daarnaast neemt het een centrale positie in de ‘benefitsmanagement workstream’ in, tot aan de afronding van een project.

In de praktijk heeft de business case echter te maken met een ietwat stoffig imago. Noordam: “Het klopt dat deze vaak in de lade van de manager belandt. De aandacht van het management verslapt namelijk snel omdat nieuwe ontwikkelingen zich voordoen.” In zijn boek wil Noordam dan ook juist aantonen hoe waardevol de business case kan zijn, wanneer deze wordt omgezet in een ‘levend document’ gedurende de gehele transitie. Daarmee wil Noordam bijdragen aan het verder professionaliseren van het gebruik van de business case. Naast dat hij in zijn boek de lezers meeneemt in een stappenplan over hoe zij op de beste mogelijke manier (“best practice”) de business case kunnen opstellen – daarbij ondersteund door tientallen praktijkvoorbeelden en templates – draagt de auteur ook tal van aandachtspunten aan die opdrachtgevers en projectmanagers in hun dagelijkse praktijk kunnen helpen.

Focus op benefitsmanagement

Een voorbeeld is het blijven focussen op benefitsmanagement. Noordam: “De business case is gedurende het project en ook aan het eind noodzakelijk om een goed beeld te houden op de baten die uit het project voortvloeien.” Dat de aandacht verslapt naarmate een project tegen het einde loopt én nadat een project is afgerond, is logisch maar zonde’,  zo stelt Noordam. In slechts 16 van de 100 gevallen wordt na afloop van het project de business case getoetst om te kijken of de kosten, maar vooral of de ‘benefits’ overeenkomen met de verwachtingen uit de business case. En dat terwijl het op die manier afronden van het proces alle stakeholders een professionele afsluiting en waardevolle inzichten voor de volgende projecten kan geven. Noordam benadrukt: “Hiermee kan de projectorganisatie veel meer een lerende organisatie worden.”

De Bisnez consultant sluit af met een oude wijsheid “bezint eer ge begint’. “Er is geen betere start dan met een business case. Neem de tijd om na te denken over kosten, baten en risico’s vóór het opstellen van het programma van eisen en het plan van aanpak. Vele ergernissen zullen bespaard blijven, resultaten zullen toenemen en tijdwinst zal ten deel vallen. En zorg dat de business case een vast onderdeel is van de gehele levenscyclus van de verandering.”

Nieuwsgierig geworden?

Lees dan alvast hoofdstuk 1 dat hieronder gedownload kan worden.
Het boek is te bestellen voor €19,95. Stuur een mail naar info@bisnez.com met jouw NAW gegevens en je ontvangt het boek!

Peter Noordam
Management Consultant