De checklist

Voor een piloot is het ondenkbaar dat hij zonder zijn checks de lucht ingaat. Bij opdrachtgevers en projectmanagers laat de praktijk zien dat deze hun checks nog wel eens achterwege laten. Misschien omdat zij toch niet uit de lucht vallen? Bisnez Management heeft een checklist opgesteld voor opdrachtgevers.  Door het gebruik van een unieke checklist en deze bij stuurgroepen als instrument in te zetten kan er voor gezorgd worden dat belangrijke activiteiten adequaat en met de juiste discipline en hygiëne worden uitgevoerd. Achter elke vraag zijn checks opgenomen.


Wat zijn de checks?

Is de governance geregeld?
De governance is het fundament onder elk project. Het moet waarborgen dat alle projectfasen gecontroleerd en strak geleid uitgevoerd worden door mensen. Het is de set aan afspraken en regels die ons houvast geeft.

  • Is de juiste opdrachtgever benoemd en heeft hij voldoende eigenaarschap en mandaat binnen de organisatie?    
  • Zijn de stakeholders in kaart gebracht en op juiste wijze aangehaakt?
  • Welke projectleider(s) is/zijn verantwoordelijk voor de diverse fasen van het project? 
  • Welke checks and balances hanteren wij?
  •  Hebben alle betrokken projectmedewerkers voldoende tijd beschikbaar voor hun taken?
  • Is er een goede chemie tussen opdrachtgever en projectmanager? 
  • Zijn alle go/no go-momenten bepaald, inclusief de besliscriteria?

Voeren we de probleemdefinitie uit?
Uit het onderzoek blijkt duidelijk dat veel strategische projecten niet voldoende aandacht schenken aan het scherp krijgen van het probleem. Ze richten zich vooral op het realiseren van een oplossing. Concrete suggesties voor verbetering in deze fase zijn:

  • Personaliseer het probleem: wie ligt er wakker van en hoe erg is het voor de organisatie? 
  • Focus op het scherp krijgen van de oorzaak: voorkom het risico van symptoombestrijding en het te snel accepteren van wat het probleem is. 
  • Denk van buiten naar binnen: wie ervaart in de buitenwereld dat de organisatie een probleem heeft en welke consequenties heeft dat (weglopen van  klanten of imagoschade)?
  • Prioriteer de problemen: alles gelijktijdig oplossen is onmogelijk. Wat moet eerst en wat daarna. Voorkom daarbij ook het 'opstapelen' van problemen met als resultaat dat uiteindelijk niets meer wordt ondernomen. 
  • Benoem de eisen voor mogelijke oplossingen: nu is het mogelijk om aan te geven wanneer een oplossing succesvol kan zijn. 
  • Borg het commitment van alle belangrijke stakeholders vanaf de start door ze te betrekken bij de probleemanalyse.

Vinden we de juiste oplossingsrichtingen?
Deze fase is voor veel opdrachtgevers spannend. Nu komt het erop aan om inzichtelijk te maken wat het project daadwerkelijk gaat opleveren. Het is daarbij belangrijk dat opdrachtgevers het potentiële afbreukrisico – indien de resultaten tegenvallen – zo klein mogelijk willen maken. Concrete suggesties zijn:

  • Beschrijf de diverse oplossingsrichtingen met hun voor- en nadelen.    
  • Definieer potentiële resultaten in bandbreedtes en niet in exacte getallen.
  • Knip omvangrijke veranderingen op in herkenbare zelfstandige resultaten die ook op zichzelf tot meerwaarde kunnen leiden. 
  • Hanteer reële aannames bij verwachtingen rondom de realisatie van de gewenste resultaten. 
  • Beschrijf uitkomsten in een business case.    
  • Zorg dat alle betrokken stakeholders de business case met bloed ondertekenen.

Vertelt de complexiteitsanalyse ons dat we het kunnen?
De ervaring leert dat de complexiteit veelal wordt onderschat. Vandaar dat alles moet beginnen met bewustwording. De volgende tips kunnen helpen de complexiteit scherper te krijgen:

  • Ga tijdreizen: doorloop het project in gedachte waarbij alle fasen  worden doorlopen en maak inzichtelijk welke mogelijke knelpunten en/of afhankelijkheden daarbij naar voren komen.
  • Inventariseer potentiële casussen: het nadenken over situaties die zich mogelijk voor kunnen doen, kan als lakmoesproef voor het project dienen.   
  • Toets of op basis van eerder opgedane ervaringen met grootschalige veranderprojecten voldoende rekening is gehouden met mogelijke valkuilen.
  • Organiseer een sessie (stresstest) waar de focus ligt op het project vanuit diverse invalshoeken moeilijk te maken.    
  • Werk scenario's (fallbacks) uit voor het omgaan met de verschillende knelpunten.   
  • Onderzoek in welke mate complexiteitsreductie kan worden doorgevoerd (bijvoorbeeld door bepaalde risico's expliciet bij leveranciers te leggen).    
  • Nagaan of er bewezen technologie wordt toegepast.

Verloopt de uitvoering naar wens?
'The proof of the pudding is in the eating.' Uiteindelijk gaat het erom wat in de uitvoering gebeurt, waarbij de voorbereiding het fundament voor het succes moet leggen. Tips in deze fase zijn:

  • Borgen  van de staande organisatie in het project door middel van verbinding in de managementcyclus en heldere verantwoordelijkheidsverdeling met het lijnmanagement.   
  • Zorgen voor korte lijnen tussen opdrachtgever en projectmanager waardoor bij eventuele  verrassingen snel geschakeld kan worden.    
  • Houden van gate reviews waar duidelijke keuzes worden gemaakt en heldere afspraken over  monitoring rondom gemaakte afspraken.    
  • Benutten van contradeskundigheid. Met name op het onderkennen en kunnen begrijpen van menselijke factoren is het van belang om de juiste expertise (eventueel extern) te betrekken.    
  • Inzichtelijk maken van ingesleten, ongewenste gedragspatronen en het voortouw nemen om  deze te veranderen.    
  • Controleren of de uitgangspunten in de business case nog steeds valide zijn.    
  • Nagaan of de huidige projectmanager nog steeds de juiste leider is en of hij nog controle over  het project heeft.

Hoe pakken we de evaluatie aan?
Uiteraard bepaalt het eindresultaat het succes van het project. Tips in deze fase zijn:

  • Evalueer het project. Dat stimuleert het leereffect van organisaties. Gebruik de  evaluatie vooral om vooruit te kijken en niet nog eens achterom.    
  • Roem de mensen die risico's hebben genomen: te vaak wordt geluisterd naar de mensen die van de tribune van alles roepen, terwijl een klein groepje gedreven projectleden hun handen uit de mouwen steken. Voorkom dat zij het gevoel overhouden dat niets doen beter is  dan een daadwerkelijk bijdrage leveren.    
  • Wees niet blind voor eigen falen: niemand is perfect en dus ook niet de opdrachtgever en projectmanager. Benoem ook je eigen lessen. Vaak wordt dat gewaardeerd.